Was kostet es wirklich?

Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, wie viele Anrufe Sie haben und wie lang die Gespräche sind. Ein KI-Telefonassistent für einen kleinen Betrieb beginnt typischerweise im niedrigen zweistelligen bis dreistelligen Eurobereich pro Monat. Bei ImmerRuf liegt der Einstieg bei 49 € pro Monat. Wichtig ist, nicht nur auf die Grundgebühr zu schauen, sondern auf das Gesamtpaket aus Grundpreis, inkludierten Minuten und dem Minutenpreis danach.

Anders als bei einer Empfangskraft fallen keine Lohnnebenkosten, kein Urlaubs- oder Krankheitsausfall und keine Hardware an. Der Preis ist fix und im Voraus bekannt – das macht ihn gut planbar.

Woraus setzt sich der Preis zusammen?

Bei nahezu allen Anbietern – auch bei ImmerRuf – besteht der Preis aus diesen Bausteinen:

• Monatliche Grundgebühr: der feste Betrag pro Monat. Er deckt Bereitstellung, Telefonnummer-Anbindung, laufenden Betrieb und ein bestimmtes Kontingent an Gesprächsminuten ab.
• Inkludierte Minuten: ein monatliches Minuten-Budget, das in der Grundgebühr enthalten ist (z. B. 60, 300 oder 600 Minuten). Solange Sie darunter bleiben, zahlen Sie nichts extra.
• Minutenpreis danach: Wird das Budget überschritten, kostet jede weitere Minute einen festen Betrag. Bei ImmerRuf etwa rund 1 €/Min. im Tarif Basis und rund 0,53 €/Min. im Tarif Business – mit größerem Tarif sinkt der Minutenpreis.
• Einmalige Einrichtungsgebühr: deckt die done-for-you-Einrichtung ab – das Training des Assistenten auf Ihren Betrieb, die Anbindung an Kalender und Rufnummer. Im Starter-Tarif entfällt sie; Basis 149 €, Business 99 € einmalig.

Bei jährlicher Zahlung sind in der Regel rund zwei Monate gratis – ein Jahr kostet also ungefähr so viel wie zehn Monate.

Welcher Tarif für wen?

Die folgende Übersicht zeigt die realen ImmerRuf-Tarife. Welcher passt, hängt vor allem von Ihrem monatlichen Anrufvolumen ab.

Sprachen Deutsch und Englisch sind in jedem Tarif verfügbar. Eine vollständige, aktuelle Übersicht finden Sie auf der Preisübersicht.

Rechenbeispiel: KI vs. Empfangskraft & Telefonsekretariat

Die folgenden Zahlen sind Rechenbeispiele mit Annahmen, keine garantierten Werte – die tatsächlichen Kosten hängen von Region, Tarifvertrag, Anbieter und Volumen ab. Sie sollen nur eine grobe Einordnung geben.

• Minijob-/Teilzeit-Empfang (Rechenbeispiel): Schon ein Minijob verursacht neben dem Lohn auch Sozialabgaben und liegt damit erfahrungsgemäß im Bereich von mehreren hundert Euro pro Monat – und ist trotzdem nur zu Bürozeiten erreichbar, mit Ausfall bei Urlaub und Krankheit.
• Klassisches Telefonsekretariat: wird meist pro Minute oder pro Anruf abgerechnet. Die Kosten steigen also mit dem Volumen, und außerhalb der Geschäftszeiten ist oft niemand erreichbar.
• KI-Telefonassistent: fester Monatspreis ab 49 €, rund um die Uhr, beliebig viele Anrufe gleichzeitig.

Versteckte Kosten vermeiden

Damit Sie nicht überrascht werden, lohnt ein Blick auf diese Punkte – bei jedem Anbieter:

• Minutenpreis nach Kontingent: Klären Sie, was eine Minute über dem inkludierten Budget kostet. Bei ImmerRuf ist das transparent ausgewiesen (Basis ≈ 1 €/Min., Business ≈ 0,53 €/Min.).
• Einrichtungsgebühr: einmalig, kein laufender Posten. Wir nennen sie vorab klar (Starter: keine, Basis: 149 €, Business: 99 €).
• Aufpreise für Funktionen: Bei ImmerRuf sind Kernfunktionen wie 24/7-Annahme, Terminbuchung in den Kalender, SMS- und E-Mail-Zusammenfassung sowie Protokoll und Transkript im Tarif enthalten.
• Laufzeit & Zahlweise: Monatlich oder jährlich – bei jährlicher Zahlung rund zwei Monate gratis. Keine versteckten Bindungen.

Lohnt es sich? (ROI als Rechenbeispiel)

Der einfachste Weg, den Nutzen zu beziffern: Was ist ein gewonnener Auftrag wert? Schon ein einziger zusätzlich angenommener Anruf, der zu einem Termin und Auftrag wird, kann die Monatsgebühr decken oder übersteigen – gerade im Handwerk, wo ein Auftrag oft mehrere hundert Euro wert ist.

Als Rechenbeispiel: Wenn Sie nur wenige verpasste Anrufe pro Monat zurückgewinnen und davon im Schnitt ein Teil zu Aufträgen wird, amortisiert sich der Assistent schnell. Wie viele Anrufe heute unbeantwortet bleiben, beleuchten wir im Beitrag Verpasste Anrufe. Eine ehrliche Gegenüberstellung der Alternativen finden Sie im Vergleich.

Wichtig: Das sind Annahmen, keine Garantien. Den größten Hebel hat der Assistent dort, wo viele Anrufe außerhalb der Bürozeiten oder während der Arbeit verloren gehen.

What does it really cost?

The honest answer: it depends on how many calls you get and how long they are. An AI phone assistant for a small business typically starts in the low double to triple digits in euros per month. At ImmerRuf the entry point is €49 per month. The key is to look beyond the base fee at the whole package: base price, included minutes, and the per-minute rate after that.

Unlike a receptionist, there are no employer's contributions, no holiday or sick absence, and no hardware. The price is fixed and known in advance – which makes budgeting easy.

What makes up the price?

With almost every provider – including ImmerRuf – the price is built from these blocks:

• Monthly base fee: the fixed amount per month. It covers provisioning, number routing, ongoing operation and a set allowance of call minutes.
• Included minutes: a monthly minute budget included in the base fee (e.g. 60, 300 or 600 minutes). As long as you stay under it, you pay nothing extra.
• Per-minute rate after that: beyond the budget, each extra minute costs a fixed amount. At ImmerRuf around €1/min on Basis and around €0.53/min on Business – the larger the plan, the lower the per-minute rate.
• One-off setup fee: covers the done-for-you setup – training the assistant on your business and connecting calendar and number. None on Starter; €149 on Basis, €99 on Business.

With annual billing, roughly two months are usually free – a year costs about as much as ten months.

Which plan for whom?

The table below shows the real ImmerRuf plans. Which one fits depends mainly on your monthly call volume.

German and English are available on every plan. You'll find the full, up-to-date overview on the pricing page.

Worked example: AI vs. receptionist & call centre

The figures below are worked examples with assumptions, not guaranteed values – actual costs depend on region, employment terms, provider and volume. They're only meant as a rough guide.

• Part-time / mini-job front desk (example): even a mini-job carries social contributions on top of wages and tends to land in the range of several hundred euros per month – yet is only reachable during office hours, with gaps for holiday and sickness.
• Classic call centre: usually billed per minute or per call. Costs rise with volume, and outside business hours often no one is reachable.
• AI phone assistant: a fixed monthly price from €49, around the clock, any number of calls at once.

Avoiding hidden costs

So you're never surprised, check these points – with any provider:

• Per-minute rate after the allowance: clarify what a minute over budget costs. At ImmerRuf this is shown transparently (Basis ≈ €1/min, Business ≈ €0.53/min).
• Setup fee: one-off, not a recurring item. We state it upfront (Starter: none, Basis: €149, Business: €99).
• Feature surcharges: at ImmerRuf core features such as 24/7 answering, calendar booking, SMS and email summaries, and call log and transcript are included in the plan.
• Term & billing: monthly or annual – with annual billing roughly two months free. No hidden lock-ins.

Is it worth it? (ROI as a worked example)

The simplest way to put a number on it: what is a won job worth? Just one extra answered call that becomes an appointment and a job can cover or exceed the monthly fee – especially in the trades, where a job is often worth several hundred euros.

As a worked example: if you recover just a few missed calls per month and a share of them become jobs on average, the assistant pays for itself quickly. We look at how many calls go unanswered today in our article on missed calls. For an honest side-by-side of the alternatives, see the comparison.

Important: these are assumptions, not guarantees. The assistant has the biggest impact where many calls are lost outside office hours or while you're working.