Der Beispielbetrieb

Stellen wir uns einen typischen Betrieb vor: ein Sanitär- und Heizungsbetrieb mit sechs Mitarbeitern. Die Inhaberin und ihr Team sind den ganzen Tag unterwegs – auf Baustellen, bei Notdiensten, in fremden Kellern. Das Telefon läuft über das Büro, aber das ist oft nicht besetzt, weil auch die eine Bürokraft mit Angeboten, Bestellungen und Buchhaltung ausgelastet ist.

Dieser Betrieb steht hier stellvertretend für viele Handwerksbetriebe. Er ist erfunden und dient nur dazu, die Rechnung greifbar zu machen.

Ausgangslage: verpasste Anrufe

So könnte ein Inhaber die Lage beschreiben: „Wir merken erst am Monatsende, dass etwas fehlt – nicht, welcher Anruf es war.“ Das ist das Tückische an verpassten Anrufen: Man sieht sie nicht.

Für das Beispiel nehmen wir an: rund 25 Anrufe an einem normalen Tag, davon werden geschätzt 30 % nicht angenommen. Das sind etwa 7 bis 8 verpasste Anrufe täglich. Viele dieser Anrufer hinterlassen keine Nachricht, sondern wählen die nächste Nummer. Ein Teil davon wären echte Aufträge gewesen – von der tropfenden Leitung bis zum Heizungstausch.

Was sich mit ImmerRuf ändert

Mit ImmerRuf nimmt ein KI-Telefonassistent jeden dieser Anrufe an – auch die, die vorher ins Leere liefen:

• 24/7-Annahme: Jeder Anruf wird begrüßt und angenommen, ob mittags auf der Baustelle, abends oder am Sonntag.
• Termine direkt gebucht: Routine-Anfragen (Wartung, Beratung, Angebot) werden gleich in den Kalender eingetragen, statt auf einen Rückruf zu warten.
• Notdienst nachts erfasst: Dringende Fälle werden erkannt, die wichtigsten Daten aufgenommen und nach Ihren Regeln weitergeleitet – so geht nachts kein echter Notfall verloren.
• Konsistente Antworten: Öffnungszeiten, Einzugsgebiet, typische Leistungen – der Assistent antwortet einmal trainiert immer gleich, im Ton des Betriebs.

Wichtig: ImmerRuf ersetzt nicht die persönliche Beratung vor Ort. Es fängt die Anrufe ab, die sonst niemand annehmen konnte – und macht aus verpassten Anrufen erfasste Anfragen und gebuchte Termine.

Das gerechnete Ergebnis

Jetzt die Rechnung – mit offen gelegten Annahmen. Von den geschätzt 7 bis 8 verpassten Anrufen pro Tag nehmen wir an, dass durch die durchgehende Annahme nur einer zusätzlich zu einem echten Auftrag wird. Bei einem angenommenen durchschnittlichen Auftragswert von 250 € und rund 20 Arbeitstagen sind das geschätzt etwa 5.000 € zusätzlicher Umsatz pro Monat.

Dem stehen die Kosten von ImmerRuf gegenüber – ab 49 € pro Monat. Selbst wenn man die Annahmen deutlich vorsichtiger ansetzt, bleibt unter dem Strich ein klar positives Verhältnis. Alle diese Zahlen sind Schätzungen und keine Zusicherung.

Für andere Branchen

Das Prinzip lässt sich auf viele Branchen übertragen. Je nach Auftragswert fallen die Schätzungen anders aus – im Handwerk geht der mögliche monatliche Verlust durch verpasste Anrufe bis zu 15.000 €, in der Gastronomie bis zu 18.000 €, in der Immobilienbranche bis zu 24.000 €, beim Friseur bis zu 6.000 € und im KFZ-Bereich bis zu 18.000 €. Auch das sind Schätz-Obergrenzen, keine Durchschnittswerte.

Wie ImmerRuf speziell im Handwerk eingesetzt wird, lesen Sie auf der Seite ImmerRuf für das Handwerk. Eine Gegenüberstellung mit Mailbox, Callcenter und eigener Kraft finden Sie im ehrlichen Vergleich, und die monatlichen Kosten der Optionen im Kostenüberblick.

The example business

Let's picture a typical business: a plumbing and heating firm with six employees. The owner and her team are out all day – on building sites, on emergency call-outs, in unfamiliar basements. The phone runs through the office, but it's often unattended because the one office worker is busy with quotes, orders and bookkeeping.

This business stands in here for many trades firms. It is invented and serves only to make the maths tangible.

Starting point: missed calls

This is how an owner might describe it: "We only notice at month's end that something's missing – not which call it was." That's the tricky part about missed calls: you don't see them.

For the example we assume: around 25 calls on a normal day, of which an estimated 30 % go unanswered. That's about 7 to 8 missed calls daily. Many of those callers leave no message and dial the next number. Some of them would have been real jobs – from a dripping pipe to a boiler replacement.

What changes with ImmerRuf

With ImmerRuf, an AI phone assistant answers every one of those calls – including the ones that previously rang out:

• 24/7 answering: every call is greeted and taken, whether midday on site, in the evening or on a Sunday.
• Appointments booked directly: routine requests (maintenance, advice, quotes) go straight into the calendar instead of waiting for a callback.
• Night emergencies captured: urgent cases are recognised, the key details taken and forwarded per your rules – so no genuine emergency is lost at night.
• Consistent answers: opening hours, service area, typical services – trained once, the assistant always answers the same way, in your tone.

Important: ImmerRuf doesn't replace personal advice on site. It catches the calls no one else could take – turning missed calls into captured enquiries and booked appointments.

The calculated result

Now the maths – with assumptions in the open. Of the estimated 7 to 8 missed calls per day, we assume that continuous answering turns just one extra into a real job. At an assumed average job value of €250 and around 20 working days, that's an estimated €5,000 in extra monthly revenue.

Against that stands the cost of ImmerRuf – from €49 per month. Even with much more cautious assumptions, the balance stays clearly positive. All of these figures are estimates and not a promise.

For other industries

The principle carries over to many industries. Depending on job value the estimates differ – for trades the possible monthly loss from missed calls runs up to €15,000, in hospitality up to €18,000, in real estate up to €24,000, for hairdressers up to €6,000 and in the automotive sector up to €18,000. These too are estimated upper bounds, not averages.

For how ImmerRuf is used specifically in the trades, see ImmerRuf for the trades. For a comparison with voicemail, call centre and your own staff, see the honest comparison, and the monthly cost of the options in the cost overview.