Branche
KI-Telefonassistent für KFZ-Werkstätten
In der Werkstatt klingelt ständig das Telefon – doch das Team steht unter der Hebebühne, am Auswuchtgerät oder beim Kunden. Anrufe gehen verloren, und mit ihnen Inspektions-, Reparatur- und Reifenwechsel-Termine. ImmerRuf nimmt jeden Anruf an, bucht Termine direkt in Ihren Kalender und leitet Kostenvoranschlag-Anfragen an Sie weiter – rund um die Uhr.
Das Wichtigste in Kürze
- In der Werkstatt kann oft niemand ans Telefon – der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, 24/7, auch bei Anrufspitzen.
- Er bucht Inspektion, Reparatur, Reifenwechsel und HU-Vorbereitung direkt in Ihren Kalender.
- Kostenvoranschlag-Anfragen nimmt er auf und leitet sie per SMS und E-Mail an Sie weiter – Sie machen das verbindliche Angebot.
- Termine, die sonst verloren gingen, können bis zu 18.000 € zusätzlichen Umsatz pro Monat bedeuten – ab 49 € pro Monat, in etwa einer Woche startklar.
Inhalt
Das Problem: niemand am Telefon
Eine KFZ-Werkstatt lebt von Auslastung. Aber genau dann, wenn am meisten zu tun ist, klingelt das Telefon ins Leere: Die Monteure stehen unter dem Auto, der Meister nimmt gerade ein Fahrzeug an, und im Büro ist niemand. Wer anruft, hört ein Besetztzeichen oder die Mailbox – und ruft beim nächsten Betrieb an. Jeder dieser verpassten Anrufe ist ein potenzieller Auftrag, der zur Konkurrenz wandert.
Besonders bitter wird es zu Stoßzeiten: Am Montagmorgen, vor dem Wochenende oder in der Reifenwechsel-Saison im Frühjahr und Herbst rufen viele Kunden gleichzeitig an. Eine einzelne Person kann unmöglich alle Gespräche annehmen – und genau die Termine, die jetzt gebucht werden müssten, gehen verloren.
Wie ImmerRuf Ihrer Werkstatt hilft
ImmerRuf ist ein KI-Telefonassistent, der für Ihre Werkstatt ans Telefon geht – freundlich, geduldig und so, dass es kaum vom Menschen zu unterscheiden ist. Er wird einmal auf Ihren Betrieb trainiert: Er kennt Ihre Leistungen, Öffnungszeiten, typischen Terminarten und Zeitfenster. Danach übernimmt er Anrufe genau so, wie Sie es vorgeben.
Konkret heißt das: Er nimmt rund um die Uhr jeden Anruf an, auch nachts, am Wochenende und bei mehreren Anrufern gleichzeitig. Er erkennt das Anliegen, beantwortet typische Fragen und bucht Termine direkt in Ihren Kalender – Inspektion, Reparatur, Reifenwechsel, Klimaservice oder die Vorbereitung zur Hauptuntersuchung. Anfragen, die er nicht abschließen soll – etwa ein Kostenvoranschlag – nimmt er strukturiert auf und leitet sie per SMS und E-Mail an Sie weiter. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung.
Ein verpasster Anruf ist in der Werkstatt selten nur ein verpasster Anruf – es ist ein verlorener Auftrag.
Ein typischer Anrufablauf
Ein Kunde ruft an, weil seine Bremsen quietschen. So läuft das Gespräch typischerweise ab:
- Begrüßung: Der Assistent meldet sich im Namen Ihrer Werkstatt und fragt, wie er helfen kann.
- Anliegen erfassen: Er erkennt, dass es um eine Bremsen-Reparatur geht, und fragt nach Kennzeichen, Fahrzeugmodell und Beschreibung des Problems.
- Termin oder Weiterleitung: Für eine Standard-Reparaturannahme schlägt er ein freies Zeitfenster vor und bucht den Termin direkt in Ihren Kalender. Geht es um einen Kostenvoranschlag, nimmt er alle Eckdaten auf und leitet die Anfrage an Sie weiter.
- Bestätigung & Zusammenfassung: Der Kunde bekommt den Termin bestätigt, Sie erhalten eine Zusammenfassung per SMS und E-Mail.
Der konkrete Nutzen
Der größte Effekt: Kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet. Termine, die sonst bei der Konkurrenz gelandet wären, bleiben in Ihrer Werkstatt. Bei entsprechender Auslastung lassen sich so bis zu 18.000 € zusätzlicher Umsatz pro Monat sichern – der tatsächliche Wert hängt von Ihrem Betrieb, Ihren Preisen und Ihrem Anrufvolumen ab.
Hinzu kommt die Entlastung Ihres Teams: Niemand muss mehr unter dem Auto hervorkriechen, um ans Telefon zu gehen, und die Konzentration bleibt bei der Arbeit. Sie haben planbare Kosten statt teurer Aushilfen, und Ihre Kunden erreichen Sie auch außerhalb der Öffnungszeiten. Wie sich das gegenüber einem Anrufbeantworter oder einem Telefonsekretariat rechnet, lesen Sie in unserem ehrlichen Vergleich und in der Übersicht zu den Kosten.
Einrichtung in einer Woche
Die Einrichtung ist unkompliziert. Wir nehmen Ihre Leistungen, Öffnungszeiten und typischen Terminarten auf und trainieren den Assistenten auf Ihren Betrieb. Sie richten eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer ein – wahlweise nur außerhalb der Öffnungszeiten, bei Besetzt oder generell. Keine neue Hardware, keine neue Nummer. In der Regel ist alles in etwa einer Woche startklar.
ImmerRuf ist DSGVO-konform und arbeitet mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); mehr dazu in unseren Hinweisen zum Datenschutz. Andere Betriebe finden passende Lösungen in unserer Branchenübersicht.
Kein verpasster Anruf mehr in Ihrer Werkstatt?
Lassen Sie uns Ihren Anrufablauf anschauen – kostenlos und unverbindlich. Wir richten ImmerRuf für Ihre KFZ-Werkstatt ein.
Rückruf anfordern →Häufige Fragen
Industry
AI phone assistant for car repair shops
The phone keeps ringing in the workshop – but the team is under the lift, at the balancing machine or with a customer. Calls get missed, and with them go bookings for services, repairs and tyre changes. ImmerRuf answers every call, books appointments straight into your calendar and forwards quote requests to you – around the clock.
Key takeaways
- Often no one in the workshop can pick up – the AI phone assistant answers every call, 24/7, even during peaks.
- It books services, repairs, tyre changes and inspection prep straight into your calendar.
- It records quote requests and forwards them by SMS and email – you make the binding offer.
- Appointments that would otherwise be lost can mean up to €18,000 in extra revenue per month – from €49 per month, ready in about a week.
Contents
The problem: no one on the phone
A car repair shop lives on utilisation. But exactly when you're busiest, the phone rings out: the mechanics are under a car, the foreman is checking in a vehicle, and no one is in the office. Whoever calls hears a busy tone or voicemail – and rings the next garage. Every missed call is a potential job that goes to the competition.
It's worst during peaks: Monday mornings, before the weekend, or in tyre-change season in spring and autumn, many customers call at once. A single person can't possibly answer them all – and exactly the appointments that should be booked now are lost.
How ImmerRuf helps your workshop
ImmerRuf is an AI phone assistant that answers the phone for your workshop – friendly, patient and barely distinguishable from a human. It's trained once on your business: it knows your services, opening hours, typical appointment types and time slots. After that it handles calls exactly as you specify.
In practice that means: it answers every call around the clock, including nights, weekends and several callers at once. It understands the request, answers typical questions and books appointments straight into your calendar – service, repair, tyre change, air-con service or inspection prep. Requests it shouldn't close – such as a quote – it records in a structured way and forwards by SMS and email. After every call you get a short summary.
In a workshop, a missed call is rarely just a missed call – it's a lost job.
A typical call flow
A customer calls because their brakes are squealing. Here's how the conversation typically goes:
- Greeting: the assistant answers in your workshop's name and asks how it can help.
- Capture the request: it recognises this is a brake repair and asks for the registration, vehicle model and a description of the problem.
- Booking or forwarding: for a standard repair intake it suggests a free slot and books the appointment straight into your calendar. For a quote, it records all the key details and forwards the request to you.
- Confirmation & summary: the customer gets the appointment confirmed, you get a summary by SMS and email.
The concrete benefit
The biggest effect: no call goes unanswered. Appointments that would have gone to the competition stay with you. With the right utilisation, that can secure up to €18,000 in extra revenue per month – the actual value depends on your business, your prices and your call volume.
There's also the relief for your team: no one has to crawl out from under a car to answer the phone, and focus stays on the work. You have predictable costs instead of expensive temps, and customers reach you outside opening hours too. How that compares to an answering machine or a call centre is in our honest comparison and the cost overview.
Set up in a week
Setup is simple. We capture your services, opening hours and typical appointment types and train the assistant on your business. You set up call forwarding from your existing number – either only outside opening hours, when busy, or in general. No new hardware, no new number. Usually everything is ready in about a week.
ImmerRuf is GDPR-compliant and works with a data processing agreement (DPA); more in our notes on data protection. Other businesses find the right fit in our industry overview.
No more missed calls in your workshop?
Let us look at your call flow – free and with no obligation. We'll set ImmerRuf up for your car repair shop.
Request a callback →