Branche
KI-Telefonassistent für Immobilienmakler
Interessenten wollen sofort wissen, ob ein Objekt noch frei ist – und Sie stehen gerade bei einer Besichtigung. Jeder verpasste Anruf kann eine verlorene Provision sein. Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, qualifiziert die Anfrage und bucht die Besichtigung, während Sie arbeiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Assistent nimmt Objektanfragen rund um die Uhr an – auch abends, am Wochenende und während Besichtigungen.
- Er qualifiziert Interessenten nach Ihren Kriterien und bucht Besichtigungstermine direkt in Ihren Kalender.
- Mehrere Anrufer zu einem gefragten Objekt? Er nimmt alle gleichzeitig an – kein Besetztzeichen, kein verlorener Lead.
- Pro Anfrage erhalten Sie eine Zusammenfassung per SMS und E-Mail. Gut qualifizierte Anfragen sind bis zu 24.000 € pro Monat an Provisionen wert.
Inhalt
Das Problem: Anrufe kommen, während Sie unterwegs sind
Der Immobilienmarkt lebt von Tempo. Ein Interessent sieht ein Inserat, greift zum Telefon und will sofort wissen: Ist das Objekt noch frei? Wann kann ich es sehen? Wer in diesem Moment nicht erreichbar ist, verliert die Anfrage oft an den nächsten Makler – denn Interessenten rufen einfach weiter.
Genau in diesem Moment sind Sie aber meist nicht am Schreibtisch: Sie führen eine Besichtigung durch, sitzen beim Notar oder fahren von einem Objekt zum nächsten. Anrufe gehen auf die Mailbox – und die meisten Interessenten hinterlassen keine Nachricht. Bei begehrten Objekten kommt erschwerend hinzu, dass viele Anfragen fast gleichzeitig eingehen. Ein Telefon kann jedoch nur ein Gespräch annehmen; der Rest landet im Besetztzeichen.
Für Makler ist das teuer. Jede ernsthafte Anfrage, die im Sande verläuft, ist eine potenzielle Provision, die nie zustande kommt.
Wie ImmerRuf Immobilienmaklern hilft
ImmerRuf ist ein KI-Telefonassistent, der ans Telefon geht, wenn Sie es nicht können. Er klingt menschlich, spricht Ihre Interessenten freundlich an und arbeitet genau das ab, was Sie ihm beigebracht haben:
- Objektanfragen 24/7 annehmen: Jeder Anruf wird angenommen – auch nachts, am Wochenende und während Sie eine Besichtigung durchführen.
- Interessenten qualifizieren: Der Assistent fragt strukturiert ab, welches Objekt gemeint ist, ob Kauf oder Miete, in welchem Zeitrahmen und ob die Finanzierung steht.
- Besichtigungstermine buchen: Möchte ein Interessent das Objekt sehen, schlägt der Assistent freie Termine vor und trägt sie in Ihren Kalender ein.
- Rückrufwünsche erfassen: Bei komplexen Anliegen nimmt er die Details auf und leitet sie sauber zusammengefasst an Sie weiter.
Der Assistent lernt Ihren Betrieb kennen: Ihre aktuellen Objekte mit ihren Eckdaten, Ihre Gesprächsregeln und die Punkte, die Sie für die Vorqualifizierung brauchen. Er klingt nicht wie ein Anrufbeantworter, sondern führt ein echtes Gespräch.
Ein verpasster Anruf ist im Maklergeschäft nie nur ein Anruf – er ist eine Anfrage, die der nächste Anbieter bekommt.
Ein typischer Anrufablauf
So läuft ein Gespräch ab, während Sie in einer Besichtigung sind:
- Begrüßung: „Guten Tag, hier ist das Büro von [Maklername]. Wie kann ich Ihnen helfen?“
- Objekt erkennen: Der Interessent nennt das Inserat. Der Assistent erkennt das Objekt und beantwortet hinterlegte Fragen zu Lage, Größe und Verfügbarkeit.
- Qualifizieren: Er fragt nach Kauf oder Miete, Zeitrahmen, Finanzierung und Kontaktdaten.
- Termin oder Rückruf: Möchte der Interessent eine Besichtigung, bucht der Assistent einen freien Termin. Bei offenen Detailfragen erfasst er einen Rückrufwunsch.
- Zusammenfassung: Sekunden später haben Sie die qualifizierte Anfrage als SMS und E-Mail – mit allen Angaben und dem nächsten Schritt.
Der konkrete Nutzen
Statt verpasster Anrufe und voller Mailbox haben Sie eine saubere Liste qualifizierter Interessenten – jeder mit Kontaktdaten, Anliegen und gebuchtem oder gewünschtem Termin. Sie steigen ins Gespräch ein, wenn es passt, mit allen Informationen bereits in der Hand.
Der wirtschaftliche Hebel ist erheblich: Im Immobiliengeschäft können gut qualifizierte Anfragen, die sonst verloren gegangen wären, bis zu 24.000 € pro Monat an zusätzlichen Provisionen ausmachen. Wie hoch der Effekt für Sie ausfällt, hängt von Ihrem Anrufvolumen, Ihren Objekten und Ihrer Provisionsstruktur ab – die Größenordnung zeigt aber, warum sich jede einzelne nicht verpasste Anfrage lohnt.
Einrichtung in einer Woche
Sie müssen weder neue Hardware kaufen noch Ihre Telefonnummer wechseln. Sie richten eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer auf ImmerRuf ein – fertig. Wir lernen gemeinsam Ihren Betrieb an, hinterlegen Ihre Objekte und Gesprächsregeln und verbinden Ihren Kalender. In der Regel sind Sie innerhalb von etwa einer Woche startklar.
ImmerRuf arbeitet DSGVO-konform, wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihnen ab, und der Assistent spricht Deutsch und Englisch. Tarife beginnen bei 49 € pro Monat. Mehr dazu lesen Sie in unserem Kostenüberblick und im Vergleich der Optionen. Eine Übersicht aller Branchen finden Sie unter Branchen, und wie Sie die Rufumleitung einrichten, erklärt unser Ratgeber zur Rufumleitung.
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Lassen Sie uns Ihren Anrufablauf anschauen – kostenlos und unverbindlich. Wir richten ImmerRuf für Ihr Maklerbüro ein.
Rückruf anfordern →Häufige Fragen
Industry
AI phone assistant for estate agents
Prospects want to know right away whether a property is still available – and you're in the middle of a viewing. Every missed call can be a lost commission. An AI phone assistant answers every call, qualifies the enquiry and books the viewing while you work.
Key takeaways
- The assistant answers property enquiries around the clock – including evenings, weekends and during viewings.
- It qualifies prospects to your criteria and books viewings straight into your calendar.
- Several callers for one in-demand property? It answers all of them at once – no busy signal, no lost lead.
- For each enquiry you get a summary by SMS and email. Well-qualified enquiries can be worth up to €24,000 per month in commission.
Contents
The problem: calls come in while you're out
The property market runs on speed. A prospect sees a listing, picks up the phone and wants to know immediately: is it still available? When can I see it? Whoever isn't reachable at that moment often loses the enquiry to the next agent – because prospects simply keep dialling.
But that's exactly when you're usually not at your desk: you're running a viewing, sitting with a notary or driving between properties. Calls go to voicemail – and most prospects leave no message. With sought-after properties it gets worse, because many enquiries arrive almost simultaneously. A phone can only take one call; the rest hit a busy signal.
For agents that's expensive. Every serious enquiry that fizzles out is a potential commission that never happens.
How ImmerRuf helps estate agents
ImmerRuf is an AI phone assistant that picks up when you can't. It sounds human, greets your prospects warmly and handles exactly what you've taught it:
- Answer enquiries 24/7: every call is taken – at night, on weekends and while you're running a viewing.
- Qualify prospects: the assistant structurally asks which property is meant, buy or rent, the timeframe and whether financing is in place.
- Book viewings: if a prospect wants to see the property, the assistant offers free slots and adds them to your calendar.
- Capture callback requests: for complex matters it records the details and forwards them to you, neatly summarised.
The assistant learns your business: your current properties with their key facts, your conversation rules and the points you need for pre-qualification. It doesn't sound like an answering machine – it holds a real conversation.
In the agency business a missed call is never just a call – it's an enquiry the next provider gets.
A typical call flow
Here's how a conversation goes while you're in a viewing:
- Greeting: "Good afternoon, this is the office of [agent name]. How can I help you?"
- Identify the property: the prospect names the listing. The assistant recognises it and answers stored questions on location, size and availability.
- Qualify: it asks about buy or rent, timeframe, financing and contact details.
- Appointment or callback: if the prospect wants a viewing, the assistant books a free slot. For open detail questions it records a callback request.
- Summary: seconds later you have the qualified enquiry by SMS and email – with all details and the next step.
The concrete benefit
Instead of missed calls and a full voicemail, you get a clean list of qualified prospects – each with contact details, request and a booked or requested appointment. You step into the conversation when it suits, with all the information already in hand.
The financial lever is significant: in the property business, well-qualified enquiries that would otherwise have been lost can add up to €24,000 per month in extra commission. How big the effect is for you depends on your call volume, your properties and your commission structure – but the scale shows why every single enquiry that isn't missed pays off.
Set up in one week
You don't need new hardware and you don't change your phone number. You set up call forwarding from your existing number to ImmerRuf – done. Together we onboard your business, store your properties and conversation rules and connect your calendar. You're usually ready to go within about a week.
ImmerRuf works in a GDPR-compliant way, we sign a data processing agreement (DPA) with you, and the assistant speaks German and English. Plans start at €49 per month. Read more in our cost overview and the comparison of options. You'll find all industries under industries, and our guide on call forwarding explains the setup.
Never miss a property enquiry again?
Let us look at your call flow – free and with no obligation. We'll set ImmerRuf up for your agency.
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