Branche
KI-Telefonassistent für die Arztpraxis & MFA-Entlastung
Das Praxistelefon klingelt ununterbrochen, während am Tresen Patientinnen und Patienten warten. Die MFA kann nicht beides gleichzeitig. ImmerRuf nimmt Anrufe an, vergibt Termine, notiert Rückrufwünsche und ist auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar – datenschutzbewusst und ohne medizinische Beratung. So entsteht Luft für die wichtige Arbeit am Menschen.
Das Wichtigste in Kürze
- Der KI-Telefonassistent entlastet das Praxisteam und die MFA, indem er das Telefon übernimmt, während am Tresen Patienten versorgt werden.
- Er nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an und vermeidet das Dauer-Besetztzeichen am Morgen.
- Er vergibt Termine, notiert Rückrufwünsche und ist auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar.
- Keine medizinische Beratung, keine Diagnosen; Gesundheitsdaten werden datensparsam und DSGVO-konform behandelt. Notfälle werden an Praxis bzw. Notruf verwiesen.
Inhalt
Das Problem: Telefon und Tresen gleichzeitig
In vielen Praxen beginnt der Tag mit einem Ansturm: Zur Öffnung der Sprechstunde rufen zahlreiche Patientinnen und Patienten gleichzeitig an, um Termine zu vereinbaren – und gleichzeitig stehen Menschen am Empfang. Die medizinischen Fachangestellten können unmöglich beides parallel bedienen. Die Folge: Dauer-Besetztzeichen, lange Warteschleifen und Frust auf beiden Seiten.
Das bindet wertvolle Zeit der MFA, die eigentlich für die Versorgung vor Ort und am Telefon gebraucht wird. Anrufe außerhalb der Sprechzeiten – abends oder am Wochenende – laufen ganz ins Leere. Wer dann keinen Termin bekommt, ruft am nächsten Tag erneut an und verschärft den Engpass weiter.
Wie ImmerRuf das Praxisteam entlastet
ImmerRuf ist ein KI-Telefonassistent, der ans Praxistelefon geht und Ihr Team von organisatorischen Anrufen entlastet. Er klingt natürlich und freundlich, hat unbegrenzt Geduld und nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an – so verschwindet das morgendliche Besetztzeichen.
Konkret übernimmt er klar abgegrenzte, organisatorische Aufgaben: Er vergibt Termine nach Ihren Vorgaben, notiert Rückrufwünsche für das Praxisteam und beantwortet allgemeine Fragen zu Sprechzeiten und Abläufen. Außerhalb der Sprechzeiten bleibt er erreichbar und weist bei Bedarf auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst hin. Nach jedem Gespräch erhält die Praxis eine kurze Zusammenfassung per SMS und E-Mail. Wichtig: Der Assistent gibt keine medizinische Beratung und stellt keine Diagnosen.
Das Ziel ist nicht, die MFA zu ersetzen – sondern ihr den Rücken freizuhalten, damit Zeit für die Patientinnen und Patienten bleibt.
Ein typischer Anrufablauf
Eine Patientin ruft an, um einen Kontrolltermin zu vereinbaren. So läuft das Gespräch typischerweise ab:
- Begrüßung: Der Assistent meldet sich im Namen der Praxis und fragt nach dem Anliegen.
- Anliegen erkennen: Geht es um einen Termin, einen Rückruf oder eine allgemeine Frage? Bei einem Terminwunsch nimmt er nur die nötigen Angaben auf.
- Termin oder Rückruf: Er schlägt ein freies Zeitfenster vor und vergibt den Termin – oder notiert einen Rückrufwunsch, wenn das Anliegen ans Team gehört.
- Sicherheit zuerst: Erkennt er Hinweise auf einen Notfall, verweist er klar auf den Bereitschaftsdienst (116117) bzw. den Notruf (112).
- Zusammenfassung: Die Praxis erhält eine kompakte Notiz zu jedem Gespräch.
Datenschutz & Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und genießen nach DSGVO besonderen Schutz. Das nehmen wir ernst. ImmerRuf arbeitet DSGVO-konform und mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Der Assistent ist nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit eingerichtet: Er erhebt nur die Angaben, die für die Terminvergabe oder den Rückrufwunsch tatsächlich nötig sind, und fragt keine medizinischen Details ab, die er nicht braucht.
Die konkrete Ausgestaltung – welche Angaben aufgenommen werden, wie mit Daten umgegangen wird – stimmen wir gemeinsam mit Ihrer Praxis ab. Mehr zu unserem Umgang mit Daten lesen Sie auf der Seite zum Datenschutz.
Der konkrete Nutzen
Der wichtigste Effekt ist die Entlastung Ihres Teams: Die MFA muss nicht mehr jeden Anruf abfangen, während am Tresen jemand wartet. Das morgendliche Dauer-Besetztzeichen verschwindet, Wartezeiten am Telefon sinken, und Patientinnen und Patienten erreichen die Praxis auch außerhalb der Sprechzeiten – zumindest, um einen Termin zu vereinbaren oder einen Rückruf zu hinterlassen.
Bewusst nennen wir hier keine Umsatzzahlen: Bei einer Arztpraxis geht es nicht um Mehrumsatz, sondern um spürbare Entlastung, weniger Telefonstress und eine bessere Erreichbarkeit. Wie sich ein KI-Telefonassistent gegenüber Anrufbeantworter und Telefonsekretariat schlägt, zeigt unser Vergleich; eine Übersicht weiterer Einsatzbereiche finden Sie in der Branchenübersicht.
Einrichtung in einer Woche
Wir nehmen Ihre Sprechzeiten, Terminarten und Abläufe auf und richten den Assistenten genau auf Ihre Praxis ein – inklusive klarer Regeln für Notfälle und für die Weiterleitung medizinischer Anliegen. Sie richten eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer ein, wahlweise nur bei Besetzt oder außerhalb der Sprechzeiten. Keine neue Hardware, keine neue Nummer. In der Regel ist alles in etwa einer Woche startklar. Die ImmerRuf-Tarife beginnen bei 49 € pro Monat.
Weniger Telefonstress, mehr Zeit für Ihre Patienten?
Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wie ImmerRuf Ihr Praxisteam entlasten kann – kostenlos und unverbindlich.
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Industry
AI phone assistant for medical practices & relieving your team
The practice phone rings non-stop while patients wait at the front desk. The medical assistant can't do both at once. ImmerRuf answers calls, schedules appointments, notes callback requests and is reachable outside consultation hours – data-protection-conscious and without medical advice. That frees up time for the work that matters: the people.
Key takeaways
- The AI phone assistant relieves the practice team and medical assistants by taking the phone while patients are served at the desk.
- It answers any number of calls at once and ends the constant busy tone in the morning.
- It schedules appointments, notes callback requests and is reachable outside consultation hours.
- No medical advice, no diagnoses; health data is handled sparingly and GDPR-compliantly. Emergencies are referred to the practice or emergency services.
Contents
The problem: phone and desk at once
In many practices the day starts with a rush: as consultation hours open, numerous patients call at the same time to make appointments – while others stand at reception. The medical assistants can't serve both at once. The result: a constant busy tone, long queues and frustration on both sides.
That ties up valuable assistant time that's needed for care on site and on the phone. Calls outside consultation hours – evenings or weekends – go nowhere at all. Anyone who doesn't get an appointment calls again the next day and worsens the bottleneck.
How ImmerRuf relieves your team
ImmerRuf is an AI phone assistant that answers the practice phone and relieves your team of organisational calls. It sounds natural and friendly, has unlimited patience and answers any number of calls at once – so the morning busy tone disappears.
Specifically, it handles clearly defined, organisational tasks: it schedules appointments to your rules, notes callback requests for the team and answers general questions about consultation hours and procedures. Outside consultation hours it stays reachable and refers to the on-call medical service where needed. After every call the practice receives a short summary by SMS and email. Importantly: the assistant gives no medical advice and makes no diagnoses.
The goal isn't to replace the medical assistant – it's to take pressure off so there's time for the patients.
A typical call flow
A patient calls to arrange a check-up. Here's how the conversation typically goes:
- Greeting: the assistant answers in the practice's name and asks about the request.
- Recognise the request: is it an appointment, a callback or a general question? For an appointment it records only the necessary details.
- Appointment or callback: it suggests a free slot and schedules the appointment – or notes a callback request if the matter belongs with the team.
- Safety first: if it detects signs of an emergency, it clearly refers to the on-call service (116117) or emergency number (112).
- Summary: the practice receives a concise note for every call.
Data protection & health data
Health data is among the special categories of personal data and enjoys particular protection under the GDPR. We take that seriously. ImmerRuf works GDPR-compliantly and with a data processing agreement (DPA). The assistant is set up on the principle of data minimisation: it collects only the details actually needed to schedule an appointment or note a callback, and doesn't ask for medical details it doesn't need.
The specific configuration – which details are recorded, how data is handled – we agree together with your practice. More on how we handle data is on our data protection page.
The concrete benefit
The most important effect is relief for your team: the medical assistant no longer has to catch every call while someone waits at the desk. The morning busy tone disappears, phone wait times fall, and patients reach the practice outside consultation hours too – at least to make an appointment or leave a callback.
We deliberately give no revenue figures here: for a medical practice it's not about extra income but about tangible relief, less phone stress and better reachability. How an AI phone assistant compares to an answering machine and a call centre is shown in our comparison; an overview of other use cases is in the industry overview.
Set up in a week
We capture your consultation hours, appointment types and procedures and set the assistant up specifically for your practice – including clear rules for emergencies and for forwarding medical matters. You set up call forwarding from your existing number, either only when busy or outside consultation hours. No new hardware, no new number. Usually everything is ready in about a week. ImmerRuf plans start at €49 per month.
Less phone stress, more time for your patients?
Let's look together at how ImmerRuf can relieve your practice team – free and with no obligation.
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